POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS Y EN SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA
MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S, quiere destacar su compromiso en la protección de datos personales. Por esto, en cumplimiento de lo previsto por la Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales y el Decreto Reglamentario 1377 del 2013, les informamos que esta copropiedad recolecta y almacena sus datos personales dentro de nuestras bases de datos. Por tal motivo, mediante la presente comunicación MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S, se permite solicitar su autorización de forma libre e informada para que podamos realizar el tratamiento de sus datos personales dentro de los fines aquí descritos.
Los datos personales suministrados a MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S, parte de sus visitantes, trabajadores, proveedores, entidades del Estado y público en general tienen como finalidad se utilizados para brindar información clara y oportuna relacionada con los fines comerciales, administrativos y operativos internos.
INTRODUCCIÓN/PRESENTACIÓN
Como dueño (a) de su información personal usted se entiende para todos los efectos de la presente política como el titular de los datos personales. Sus datos personales como sus nombres, apellidos, datos de contacto, entre otros, son necesarios para que MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S, pueda brindarle un servicio integral. Por esa razón, le informamos que los datos personales que usted nos suministre o que MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S, recolecte bajo el ejercicio legítimo de sus funciones y actividades comerciales, serán tratados según lo dispuesto en la presente política de tratamiento de datos personales. En este documento usted encontrará las reglas y el procedimiento interno diseñado por MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S, para garantizar y proteger su derecho constitucional a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales almacenados en nuestras bases de datos, así como garantizarle su derecho a revocar la autorización de tratamiento para que MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S, no utilice más sus datos personales. La presente política está basada en los lineamientos establecidos en el Marco general de Protección de Datos Personales de Colombia: Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, Decretos 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto único 1074 de 2015), entre otros.
OBJETIVO
Establecer las reglas y lineamientos adoptados por MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S, para garantizar el derecho de todas las personas naturales a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales almacenados en nuestras bases de datos, así como suprimirlos en los casos en que sea procedente y revocar la autorización de tratamiento. La política de tratamiento de datos personales tiene como propósito informar sobre los derechos consagrados en la Ley 1581 de 2012 de todas las personas naturales con las que de alguna forma MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S, tiene algún vínculo, así como informarles de las finalidades y el destino que le daremos a su información personal dentro del marco legítimo de sus actividades comerciales. La información descrita en la presente política les permitirá a todas las personas naturales y jurídicas conocer de qué forma y en qué canales de atención de MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S, pueden ejercer sus derechos como titulares de su información personal.
ALCANCE
Dar un trámite expedito y legal a las diferentes solicitudes y reclamaciones hechas por los Titulares de la Información, así como por sus causahabientes u otra persona que cuente con la debida autorización. Dar cumplimiento a las exigencias de la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales, así como a cualquier exigencia originada en el Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability). Brindar la debida protección a los intereses y necesidades de los titulares de la Información personal tratada por MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S
DEFINICIONES
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones, y normatividad vigente, se aplicarán, de manera armónica e integral, las siguientes definiciones:
ACCESO RESTRINGIDO: Nivel de acceso a la información limitado a parámetros previamente definidos. MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas.
ÁREA RESPONSABLE DE PROTECCIÓN DE DATOS: Es el área dentro de MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.
ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y CONSULTAS: Las peticiones, quejas, reclamos y consultas formuladas por los titulares de datos serán atendidas por la Gerencia General a través de la figura del Oficial de Protección de Datos.
BASE DE DATOS: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de tratamiento. Incluye archivos físicos y electrónicos.
CALIDAD DEL DATO: El dato personal sometido a tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S, deberá abstenerse de someterlo a Tratamiento, o solicitar a su Titular la completitud o corrección de la información.
CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los datos personales sólo serán tratados por aquel personal de MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con autorización o no hayan sido habilitados por MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S, para tratarlos.
CONFIDENCIALIDAD: Elemento de seguridad de la información que permite establecer quienes y bajo qué circunstancias se puede acceder a la misma. Se debe proteger la confidencialidad de aquellos datos que no tengan la naturaleza de públicos, con el fin de garantizar la reserva de la información.
DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
DATO SEMIPRIVADO: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales.
DATO SENSIBLE: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
DERECHO DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Sólo podrán tratarse aquellos datos que sean de naturaleza pública y aquellos que hubiesen sido proporcionados por sus representantes legales con fines de afiliación a seguridad social o para la realización de actividades familiares de los trabajadores de MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S, actúa como encargado del tratamiento de datos personales en los casos, en los que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de un responsable del tratamiento.
INFORMACIÓN DIGITAL: Toda aquella información que es almacenada o transmitida por medios electrónicos y digitales como el correo electrónico u otros sistemas de información.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente.
TITULAR: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
TRATAMIENTO: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que realice MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S, o los Encargados del Tratamiento, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
RESPONSABLES
El Oficial de Protección de Datos Personales es el responsable de tramitar las consultas y los reclamos de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012, de conformidad con lo estipulado en el artículo 2.2.2.25.4.4. del Decreto 1074 de 2015, Medios para el ejercicio de los derechos. A partir de la Resolución No. 12356 de 2022, el rol del Oficial de Protección de Datos Personales de MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S quedó en cabeza de Services World, quien gestiona, dirige, supervisa y proyecta las respuestas de cada una de las peticiones de los titulares, de conformidad con los derechos consagrados de éstos en la ley 1581 de 2012.
PRINCIPIOS RECTORES
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente Política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente Política, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de esta.
CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS
DATOS SENSIBLES Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan su intimidad como Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S no tratará datos sensibles relacionados con el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, toda vez que este tipo de datos no se encuentran relacionados con sus actividades comerciales.
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
AUTORIZACIÓN ESPECIAL DE DATOS PERSONALES SENSIBLES
Sus datos personales sensibles son de gran ayuda para los trámites relacionados con la relación laboral con los trabajadores, la participación en actividades empresariales o familiares y/o la toma de decisiones internas de bienestar laboral y en la identificación de necesidades de clima organizacional.
DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos: – Que sean proporcionados por sus representantes legales; – Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes; – Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
TRATAMIENTO Y FINALIDADES
MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S realizará operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso, circulación y/o supresión. Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del titular. De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello. Así mismo y en ejecución del objeto social de MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S, los datos personales serán tratados de acuerdo con el grupo de interés y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento, como se describe a continuación:
USUARIOS/CIUDADANIA EN GENERAL
a) Controlar las solicitudes relacionadas con los servicios prestados por MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S
b) Remitir las respuestas de las consultas y derechos de petición a los peticionarios.
c) Adelantar los trámites, servicios y otros procedimientos administrativos que sean solicitados a MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S
d) Adelantar el cobro coactivo de las obligaciones en favor de MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S;
e) Enviar comunicaciones y notificaciones de áreas administrativas, operativas y de apoyo de MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S.
f) Realizar campañas, actividades de divulgación y ofertas de bienes y/o servicios;
g) Actualizar bases de bases de datos, Incluyendo los casos en que se requiera transmitir o transferir a un tercero, la información para la validación, depuración, enriquecimiento y homogenización de datos, previo cumplimiento de las exigencias legales.
h) Manejo de la información por parte de proveedores y/o contratistas para las gestiones relacionadas con trámites y servicios definidos en sus respectivos vínculos con MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S y siempre que ello sea estrictamente necesario.
i) Elaborar estudios, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias, relacionados con los servicios que presta MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S.
j) Presentar informes a entidades externas, que permitan dar cumplimiento a las exigencias legales y a análisis estadísticos requeridos a MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S.
k) Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, contractuales, comerciales y de registros comerciales, corporativos y contables.
l) Transmitir la información a encargados nacionales o internacionales con los que se tenga una relación operativa que provean los servicios necesarios para la debida operación de MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S.
m) Prestar los servicios de información a través de los diferentes medios de contacto.
n) Evaluar la calidad de los servicios prestados.
o) Grabación de imágenes o cualquier otro registro a través de sistemas de video vigilancia;
p) Las demás finalidades que se determinen en procesos de obtención de Datos Personales para su tratamiento.
TRABAJADORES
a) Realizar las actividades necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones legales en relación con los funcionarios y exfuncionarios de MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S.
b) Controlar el cumplimiento de requisitos relacionados con el Sistema General de Seguridad Social.
c) Publicar el directorio corporativo con la finalidad de contacto de los empleados.
d) En caso de datos biométricos capturados a través de sistemas de video vigilancia o grabación su tratamiento tendrá como finalidad la identificación, seguridad y la prevención de incidentes internos;
e) Los datos personales de menores serán tratados con la finalidad de dar cumplimiento a las obligaciones legales.
f) Para el caso de los participantes en convocatorias de selección, los datos personales tratados tendrán como finalidad adelantar las gestiones de los procesos de selección; las hojas de vida se gestionarán garantizando el principio de acceso restringido.
g) Gestión de cierta información personal de contacto útil para generar medidas de seguridad de la información, con el fin de proteger los recursos informáticos, electrónicos y digitales de MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S, así como proteger el acceso a canales y cuentas de correo institucional.
h) Informar y comunicar las generalidades de los eventos desarrollados por MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S por los medios y en las formas que se consideren convenientes.
i) Gestionar la cadena presupuestal de MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S: pagos de MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S, emisión de certificados de ingresos y retenciones (personas naturales y jurídicas), expedir certificados tributarios y relaciones de pagos.
j) Gestionar el proceso Contable de MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S.
k) Dar cumplimiento al alcance, los deberes y derechos contemplados en modalidad de teletrabajo de MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S, así como en las normas laborales relacionadas con la figura.
PROVEEDORES/CONTRATISTAS
a) Para todos los fines relacionados con el objeto de los procesos de selección, contractuales o relacionados con éstos.
b) Realizar todos los trámites internos y el cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y de ley.
c) Gestionar la cadena presupuestal de MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S: pagos de MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S emisión de certificados de ingresos y retenciones (personas naturales y jurídicas) y relaciones de pagos.
d) Gestión de cierta información personal de contacto útil para generar medidas de seguridad de la información, con el fin de proteger los recursos informáticos, electrónicos y digitales de MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S, así como proteger el acceso a canales y cuentas de correo organizacional.
e) Gestionar el proceso Contable de MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S.
f) Realizar todas las actividades necesarias para el cumplimiento de las diferentes etapas contractuales en las relaciones con proveedores y contratistas.
g) Expedir las certificaciones contractuales solicitadas por los contratistas de MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S o solicitudes de los entes de control. Expedir certificados tributarios.
h) Mantener un archivo digital que permita contar con la información correspondiente a cada contrato.
i) Las demás finalidades que se determinen en procesos de obtención de Datos Personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la Ley y en el marco de las funciones que lo son atribuibles a MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S.
TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S podrá transferir y transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga relación operativa que le provean de servicios necesarios para su debida operación, o de conformidad con las funciones establecidas a su cargo en las leyes. En dichos supuestos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley. En todo caso, cuando MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S transmita los datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que indicará:
1. Alcances del tratamiento.
2. Las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y,
3. Las obligaciones del Encargado para con el titular y el responsable. Mediante dicho contrato el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del responsable bajo la política de Tratamiento de la información fijada por este y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables vigentes. Además de las obligaciones que impongan normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:
a). Dar Tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
b). Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
c). Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales. En caso de transferencia se dará cumplimiento a las obligaciones estipuladas en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.
DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
DERECHOS DE LOS TITULARES
En el Tratamiento de Datos Personales por parte de MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S se respetarán en todo momento los derechos de los titulares de Datos Personales:
a) Conocer, actualizar y rectificar los Datos frente a él o los Encargados del Tratamiento de datos.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el titular de los Datos Personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley.
c) Ser informado por MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a los datos.
d) Presentar ante la Autoridad Competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión será objeto de estudio por las áreas de MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S, como quiera que, MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S debe guardar trazabilidad de la función pública de sus actividades a corto, mediano y largo plazo. La supresión de los datos solo operará cuando la Autoridad Competente haya determinado que, en el Tratamiento MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S o Encargados del Tratamiento de Datos Personales, han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. La revocatoria procederá siempre y cuando no exista la obligación legal o contractual de conservar el dato personal.
f) Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento
CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S, en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes.
DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DELTRATAMIENTO
DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO
MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S, como responsable del Tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
k) Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
Los Encargados del Tratamiento, y en el evento en el cual MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S actúe como encargada, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Los encargados deberán cumplir las condiciones mínimas de seguridad definidas en el Registro Nacional de Bases de datos.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes.
d) Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política.
f) Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
g) Registrar en las bases de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la ley.
h) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S.
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
k) Informar a MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S.
m) Verificar que el responsable del Tratamiento tiene la autorización para el tratamiento de datos personales del Titular.
ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
El Oficial de Protección de Datos Personales es el responsable de tramitar las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012, de conformidad con lo estipulado en el artículo 2.2.2.25.4.4. del Decreto 1074 de 2015, Medios para el ejercicio de los derechos. Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S. para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a: * Oficial de Protección de Datos Personales:
Nombre: LUISA CONTREAS
Cargo: LÍDER ADMINISTRATIVO
Correo electrónico: REPORTADO INTERNAMENTE
Teléfono: REPORTADO INTERNAMENTE
PROCEDIMIENTO PARA ATENDER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S., como Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, establece este procedimiento para la atención y respuesta a las consultas y reclamos que presenten los titulares de la información, bajo unas reglas específicas que son de orden legal y administrativas. En este sentido, las consultas o reclamos pueden ser realizadas por:
1. Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad de forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S.
2. Por los causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
5. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
6. Las entidades públicas en ejercicio de sus funciones legales y/o administrativas o por orden judicial.
PROCEDIMIENTO PARA ATENDER CONSULTAS
Cuando la naturaleza de la petición implica simplemente la consulta de información personal en nuestras bases de datos, la petición se entiende como una Consulta, de conformidad con las reglas del artículo 14 de la Ley 1581 de 2012. Las consultas dirigidas a MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S. deberán contener como mínimo la siguiente información:
a. Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes;
b. La información que se pretende consultar.
c. Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus causahabientes o representantes (Documentos y Poder que acrediten);
d. Copia legible del documento de identificación que permita la validación de la identidad del titular.
e. Haber sido presentada por los medios de consulta habilitados por MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S. En el caso en el cual la consulta no cumpla con alguno de los requisitos mencionados anteriormente, el Oficial Protección de Datos Personales, dentro de los primeros dos (2) días hábiles de haber recibido la petición, enviará una comunicación al peticionario, requiriendo los documentos necesarios para acreditar la legitimidad y la identidad del titular de los datos, y, en caso tal, una solicitud de ampliación y especificación sobre el objetivo de la petición presentada.
Plazos de Respuesta a consultas: Las solicitudes recibidas mediante los anteriores medios que cumplan con todos los requisitos mencionados líneas arriba serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
Prórroga del plazo de Respuesta: En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, se informará antes del vencimiento de los diez (10) días hábiles los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Desistimiento de la Consulta: Transcurridos Un (1) mes desde la fecha del requerimiento, si el titular de la información no contesta la solicitud de identificación personal y/o extensión de información con la información solicitada, la consulta deberá ser archivada. Los desistimientos en las consultas se regirán por lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 1755 de 2015, a raíz de la ausencia de términos en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS
Cuando la naturaleza de la petición implica cambios, actualizaciones, modificaciones, correcciones, supresión de los datos personales, así como la revocatoria de la autorización de tratamiento de datos personales, la petición se entiende como un Reclamo, de conformidad con las reglas del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Los Reclamos dirigidos a MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S. deberán contener como mínimo la siguiente información:
a. Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes;
b. Lo que se pretende actualizar, corregir, suprimir, revocar.
c. Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus causahabientes o representantes (Documentos y Poder que acrediten);
d. Copia legible del documento de identificación que permita la validación de la identidad del titular.
e. Haber sido presentada por los medios de consulta habilitados por MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S. En el caso en el cual el reclamo no cumpla con alguno de los requisitos mencionados anteriormente, especialmente el literal d, el Oficial Protección de Datos Personales, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de haber recibido la petición, enviará una comunicación al peticionario, requiriendo los documentos necesarios para acreditar la legitimidad y la identidad del titular de los datos, y, en caso tal una solicitud de ampliación de información y especificación sobre el objetivo de la petición presentada.
Plazo de Respuesta para los Reclamos: Las solicitudes recibidas mediante los anteriores medios que cumplan con todos los requisitos mencionados líneas arribas, serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Prórroga del plazo de Respuesta: En caso de imposibilidad de atender el reclamo dentro de dicho término, se informará antes del vencimiento de los quince (15) días los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Desistimiento del Reclamo: Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Procedimiento de Supresión de Datos Personales En caso de resultar procedente la Supresión de los datos personales del titular de la base de datos conforme a la reclamación presentada, MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S., deberán realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información, sin embargo, el Titular deberá tener en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del titular.
REGLAS PARA ACTUALIZAR LAS NOVEDADES DE NOTIFICACIÓN
MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S. debe formalizar directrices y procedimientos que le permitan blindarse para no efectuar indebidas notificaciones, así como prevenir la configuración de causas de litigiosidad en contra de MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S. y acatando así las políticas de prevención del Daño Antijurídico.
CONTROL DE ACCESO Y VIDEO VIGILANCIA VIDEO VIGILANCIA
MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S. cuenta con cámaras de video vigilancia que tienen como finalidad dar cumplimiento a las políticas de seguridad física, cumpliendo con los parámetros establecidos en la Guía para la Protección de Datos Personales en Sistemas de Video vigilancia, expedidos por la SIC como autoridad de control. Normalmente, las imágenes deberán ser conservadas por un tiempo máximo de treinta (30) días. No obstante, en caso de que las imágenes de video vigilancia sean objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, éstas se conservarán hasta el momento en que se resuelva la controversia.
Acceso a las imágenes por parte de los Titulares de datos personales
Los Titulares de la información están facultados para ejercer su derecho de acceso a las imágenes tratadas mediante el Sistema de Videovigilancia. En tal virtud, cuando un Titular ejerza este derecho, MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S. adoptará los procedimientos y las medidas necesarias para proteger los derechos de los demás Titulares cuyos datos personales han sido objeto de Tratamiento junto con los de quien solicita el acceso.
Procedimiento para acceder a las imágenes
El acceso a las imágenes recopiladas a través del sistema de videovigilancia está restringido a los órganos de dirección de MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S., y el personal encargado de la vigilancia de las instalaciones, quienes han suscrito el Acuerdo de Confidencialidad y No divulgación que garantiza que las imágenes recopiladas no serán difundidas, divulgadas, distribuidas, comercializadas ni usadas con fines distintos a las de ejercer un control que garantice la seguridad de los bienes y de las personas que acceden a las instalaciones de MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S.
Quien solicite el acceso a las imágenes deberá acreditar la calidad de Titular de los datos y deberá dirigir una comunicación a la Gerencia de MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S., vía correo electrónico.
En caso de que se requiera la verificación de imágenes para determinar la ocurrencia de cualquier suceso en el que se pongan en riesgo bienes o personas, para establecer el extravío de mercancías, o cualquier otro tipo de situación de urgencia, el Titular deberá acercarse al encargado de tratamiento o cualquier persona autorizada por la copropiedad, con el fin de que las imágenes se verifiquen en tiempo real o sean reproducidas.
El personal encargado hará una verificación de las imágenes y de la constatación de los hechos dará aviso al interesado, y se adoptarán las medidas necesarias para mitigar la emergencia. En caso de que se requiera la entrega de material audiovisual al titular, esta se realizará dentro de los diez (10) días hábiles posteriores a la solicitud, previo diligenciamiento de los formatos establecidos para tal fin y una vez realizado el pago de los costos requeridos para el proceso de edición que permita suprimir las imágenes de niños, o personas no relacionadas con los hechos. Para la anonimización del (los) dato(s) del(los) tercero(s), se deberá hacer borrosa o fragmentar la imagen de dicho(s) tercero(s).
En todo caso, MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S. solicitará al titular de las imágenes los datos identificadores tales como, fecha, hora, lugar de los hechos entre otros, con el fin de facilitar la ubicación de la imagen y limitar al máximo la exposición de imágenes de terceros.
REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS
De conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S. registrará sus bases de datos junto con la presente política de tratamiento de Datos Personales en el Registro Nacional de bases de datos administrado por MEDICAL BEAUTY LABS S.A.S., de conformidad con el procedimiento establecido para el efecto.
VIGENCIA, VERSIONES Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA
La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir de su firma y complementa las políticas asociadas, con vigencia indefinida. Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento de datos personales, se comunicará de forma oportuna a través de los canales de comunicación que considere apropiados.
Esta versión de la Política rige a partir del cinco (05) de junio de 2026.
LORENA FLÓREZ ZARATE
Representante Legal
POLÍTICA DE DOCUMENTACIÓN Y CONFIDENCIALIDAD
Es política de Medical Beauty Labs S.A.S. documentar y controlar todas las actividades relacionadas con sus operaciones y los resultados alcanzados, garantizando la disponibilidad de información confiable y trazable como evidencia objetiva de la ejecución y cumplimiento de los procesos del Sistema Integrado de Gestión.
La organización asegura el mantenimiento, actualización, protección y mejora continua de la información documentada, promoviendo su integridad, disponibilidad y conservación de acuerdo con los requisitos legales, reglamentarios y organizacionales aplicables.
Así mismo, Medical Beauty Labs S.A.S. se compromete a proteger la confidencialidad de la información y la propiedad de sus clientes, colaboradores y demás partes interesadas, evitando el uso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación indebida de la información generada, recibida o administrada en el desarrollo de sus actividades.